Struktur dan Desain Organisasi
BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar
Belakang
Apakah itu
struktur organisasi? Struktur organisasi ialah susunan pembagian tugas secara
formal yang ada dalam sebuah organisasi. Selain memiliki struktur, organisasi juga
memiliki desain organisasi
1.
Organisasi Menurut Stoner
Organisasi
adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah
pengarahan manajer mengejar tujuan bersama.
2.
Organisasi Menurut James D. Mooney
Organisasi
adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.
3.
Organisasi Menurut Chester I.
Bernard
Organisasi
merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau
lebih.
Desain dan struktur organisasi ini adalah sebuah proses yang meliputi
enam elemen :
-
Spesialisasi kerja : adanya pembagian kerja yang dibagi menjadi beberapa
bagian.
- Pembagian
departemen : Berdasarkan fungsi, produk, letak geografis, proses, dan jenis
costumer
- Ada rantai
komando : Sehingga banyaknya karyawan yang dibawahi harus dibatasi agar efektif
dan efisien
- Sentralisasi dan Desentralisasi
Sentralisasi : pengambilan keputusan
secara terpusat pada level atas perusahaan
Desentralisasi
: pengambilan keputusan dari level bawah yang terkait langsung dengan aksi
-
Formalisasi : ada standardisasi pada setiap organisasi sehingga perilaku
karyawan mengikuti aturan dan prosedur yang telah ditentukan
1.2
Rumusan
Masalah
1. Apakah
pengertian struktur dan desain organisasi?
2. Apa
saja empat keputusan manajerial dan tiga dimensi struktur organisasi?
3. Apakah
dimensi struktur itu?
4. Apa
saja model desain organisasi?
1.3
Tujuan
Makalah
1. 1. Mengetahui
pengertian struktur dan desain organisasi
2. 2. Mengetahui empat
keputusan manajerial dan tiga dimensi struktur organisasi
3. 3. Memahami
dimensi struktur
BAB II
STRUKTUR DAN DESAIN ORGANISASI
2.1
Pengertian Struktur dan Desain Organisasi
Struktur adalah cara sesuatu disusun
atau dibangun organisasi yang merupakan suatu wadah berkumpulnya minimal dua
orang untuk mencapai sebuah tujuan. Struktur Organisasi adalah Suatu
susunan dan hubungan antara tiap bagian secara posisi yang ada pada perusahaaan
dalam menjalin kegiatan operasional untuk mencapai tujuan.Struktur organisasi adalah bagaimana pekerjaan dibagi, dikelompok- kan,
dan dikoordinasikan secara formal.Struktur organisasi
ialah susunan pembagian tugas secara formal yang ada dalam sebuah organisasi.
Selain memiliki
struktur, organisasi juga memiliki desain organisasi.
desain
organisasi, Ivancevich (2008) mendefinisikannya sebagai proses penentuan
keputusan untuk memilih alternatif kerangka kerja jabatan, proyek pekerjaan,
dan departemen. Dengan demikian, keputusan atau tindakan-tindakan yang dipilih
ini akan menghasilkan sebuah struktur organisasi.
2.2 Keputusan Manajerial dan Tiga Dimensi
Struktur Organisasi
a. Keputusan Manajerial
Pengambilan keputusan (decision making) adalah proses
identifikasi masalah dan kesempatan kemudian memecahkannya. Pengambilan
keputusan yang baik merupakan bagian vital dari maanjemen yang baik, karena
keputusan-keputusan yang menentukan bagaimana suatu cara organisasi
menyelesaikan masalah, mengalokasikan sumber daya dan meraih sasaran.
4
keputusan
manajerial sebagai pembentuk struktur
organisasi meliputi :
1. Pembagian
kerja, menyangkut kadar dari spesialisasi pekerjaan. Para manager membagi
seluruh tugas organisasi menjadi pekerjaan-pekerjaan khusus yang tersusun dari
aktivitas-aktivitas khusus. Secara ringkas
dapat dinyatakan bahwa pembagian kerja akan mempengaruhi tingkat prestasi
organisasi melalui minimisasi ketergantungan pada individu-individu tertentu
atau perpindahan yang percuma komponen-komponen pekerjaan besar. Disamping itu,
pembagian kerja (spesialisasi) mengandung konsekuensi- konsekuensi pada
perilaku para karyawan, seperti menurunkan keterlibatan dan kepuasan kerja
karyawan, menimbulkan kebosanan karena pekerjaan menjadi monoton, mengakibatkan
tingkat keterkaitan karyawan lebih rendah dan kehilangan motivasi yng mengarah
kepada ketidakefisienan.
Contoh : Seorang Account Representative pada
Kantor Pajak yang memiliki pekerjaan khusus seperti pengawasan kepatuhan
kewajiban perpajakan, melaksanakan bimbingan dan melaksanakan himbauan kepada
Wajib Pajak (WP).Pendelegasian Kewenangan. Proses pembagian kewenangan dari
atas ke bawah dalam organisasi.
2.
Pendelegasian kewenangan (delegation
of authority) mengacu secara khusus pada kewenangan pengambilan keputusan,
bukan melakukan pekerjaan. Pendelegasian kewenangan memiliki efek positif pada
pengembangan manager professional, dan membawa iklim persaingan dalam organisasi.
3.
Pembagian Departemen. Cara
organisasi dibagi secara structural. Pembagian departemen ini dapat
dikelompokkan menjadi pembagian departemen berdasarkan fungsinya (functional
departementalization), berdasarkan wilayah (geographic departementalization), berdasarkan
produk (product departementalization), berdasarkan pelanggan (customer
departementalization).
Departementasi
yang lebih khusus, secara ringkas dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Waktu dapat dibagi menjadi shift pertama, shift kedua, dan shift
ketiga.
2.
Pelayanan (Service) yang mencerminkan kelas pertama, kelas kedua, dan kelas turis
dalam suatu kapal pesiar.
3.
Langganan dapat terdiri dari departemen penjualan industri, pedagang eceran,
pemerintah, militer dan konsumen akhir.
4.
Peralatan dapat diperinci, misal didalam kelompok produksi, menjadi Departemen
pemotongan, perakitan dan pembungkusan.
5.
Urutan angka (alpha-numerical) dapat digunakan dalam pelayanan telephone dimana nomor-nomor 0000-5000 ditempatkan dalam satu Departemen dan
nomor-nomor 5001-9999 dalam Departemen lain.
Semakin besar
dan kompleks suatu organisasi, akan sangat logis bila digunankan tipe
Departementasi organisasi kombinasi berbagai tipe diatas, yang dikenal segabai desain organisasi campuran (hybird design)
atau sering juga disebut mixed
departementation. Sebagai contoh, suatu perusahaan industri besar
mungkin diorganisasi menurut wilayah pada tingkat horizontal pertama, dan
tingkatan-tingkatan selanjutnya diorganisasi atas dasar produk, fungsi,
peralatan dan waktu.
Departementasi fungsional. Pendekatan fungsional untuk
mengelompokan kegiatan-kegiatan organisasi ini mungkin merupakan tie
Departementasi yang paling umum dan luas digunakan dalam merancang struktur
organisasi. Departementasi fungsional dapat dijumpai dalam semua tipe
organisasi. Sebagai contoh, dalam suatu organisasi Manufacturing, fungsi-fungsi
vital yang memungkinkan perusahaan beroperasi dan menjaga kelangsungan
hidupnya.
Kebaikan utama
Departementasi fungsional adalah berkaitan denan aspek-aspek positif
spesialisasi . secara teoritis, fungsionalisme akan mengingkatkan efisiensi dan
memungkinkan pemanfaatan karyawan dan peralatan paling ekonomis.
Departementasi produk. Dengan
berkembangnya organisasi formal departemetasi fungsional menjadi semkain sulit
dan tidak praktis lagi. Dalam hal ini, manajemen dapat membentukdivisi-divisi
setengah otonom, yang masing-masing dirancang, memproduksi dan memasarkan
sendiri produk-produknya. Setiap produk atau lini produk dikelola oleh seorang
manajer yang bertanggung jawab kepada direktur organisasi.
Departementasi wilayah. Bila organisasi beroperasi diwilayah-wilayah yang tersebar, maka
Departementasi atas dasar wilayah akan diperlukan. Kegiatan pemasaran yang
beroperasi dibanyak daerah dalam suatu negara sering dibagi menjadi
kelompok-kelompok wilayah dengan manajer pemasaran tersendiri (Area Manajer)
untuk setiap lokasi.
Tipe organisasi
divisional ini mempunyai berbagai kebaikan dan kelemahan. Kebaikan-kebaikan
antara lain: pengambilan keputusan lebih cepat dan dengan kemungkinan kualitas
lebih baik, koordinasi tugas lebih mudah dilaksanakan, karena ada pemusatan
kegiatan, beban manajemen pusat menjadi lebih ringan, karena ada pendelegasian
wewenang; dan pertanggung jawaban lebih jelas. Sedangkan kelemahan-kelemahanya
antara lain: kepentingan seluruh organisasi kurang diperhatikan, karena
kepentingan terpusat pada ukuran prestasi divisi; meningkatkan biaya
operasional organisasi, karena cenderung terjadinya kelebihan staff, duplikasi
sumber daya dan peralatan; dan mem persulit alokasi sumber daya dan konsistensi
kebijaksanaan.
4.
Rentang Kendali adalah jumlah
bawahan yang melapor kepada atasan. rentang ini merupakan satu faktor yang
mempengaruhi bentuk dan tinggi suatu struktur organisasi.
b. Tiga Dimensi Struktur Organisasi
1.KOMPLEKSITAS
Kompleksitas
adalah Kompleksitas merujuk pada tingkatan diferensiasi yang ada di dalam
sebuah organisasi. , mempertimbangkan
tingkat diferensiasi yang ada dalam organisasi termasuk di dalamnya
tingkat spesialisasi atau tingkat pembagian kerja, jumlah tingkatan di dalam
hirarki organisasi serta tingkat sejauh mana unit-unit organisasi tersebar
secara geografis.
3 BENTUK DIFERENSIASI :
Diferensiasi Horisontal, merujuk pada tingkat diferensiasi antara unit-unit
berdasarkan orientasi para anggotanya, sifat dari tugas yang mereka laksanakan
dan tingkat pendidikan dan pelatihannya. Semakin banyak jenis pekerjaan yang
ada dalam organisasi yang membutuhkan pengetahuan dan keterampilan yang
istimewa, semakin kompleks pula organisasi tersebut.
Diferensiasi Vertikal, merujuk pada kedalaman struktur. Makin banyak
tingkatan yang terdapat diantara top management dan tingkat hirarki yang paling
rendah, makin besar pula terjadinya distorsi dalam komunikasi dan makin sulit
mengkoordinasi pengambilan keputusan dari pegawai manajerial, serta makin sukar
bagi top manajer untuk mengawasi kegiatan bawahannya.
Diferensiasi Spasial, merujuk pada tingkat sejauh mana lokasi kantor,
pabrik dan personalia sebuah organisasi tersebar secara geografis. Diferensiasi
dapat dilihat sebagai perluasan dari dimensi horizontal dan vertical, artinya
adalah mungkin untuk memisahkan tugas dan pusat kekuasaan secara geografis.
Pemisahan ini mencakup penyebaran jumlah dan jarak.
2.FORMALISASI
Formalisasi
yaitu sejauhmana
organisasi menyandarkan dirinya pada peraturan dan prosedur untuk mengatur perilaku
dari para pegawainya. Formalisasi merujuk
pada tingkat sejauh mana pekejaan dalam organisasi itu distandarisasikan. Jika
sebuah pekerjaan sangat diformalisasikan maka pemegang pekerjaan itu hanya
mempunyai sedikit kebebasan mengenai apa yang harus dikerjakan, bilamana
mengerjakannya dan bagaimana harus melakukannya.Dengan demikian formalisasi
adalah suatu ukuran tentang standarisasi.
Formalisasi
akan diukur dengan menentukan apakah organisasi tersebut mempunyai manual
mengenai kebijakan dan prosedur, menilai jumlah keistimewaan peraturannya,
melihat kembali uraian pekerjaan untuk melihat tingkat kerumitan. Jika kita berbicara
mengenai formalisasi maka kita merujuk pada peraturan tertulis organisasi.
3.SENTRALISASI VS DESENTRALISASI
Sentralisasi, merujuk
kepada tingkat dimana pengambilan keputusan dikonsentrasikan pada suatu titik
tunggal di dalam organisasi. Konsentrasi yang tinggi menyatakan adanya
sentralisasi yang tinggi, sedangkan konsentrasi yang rendah menunjukkan
sentralisasi yang rendah atau yang disebut Desentralisasi. Dalam Sentralisasi harus memperhatikan Sentralisasi
hanya memperhatikan struktur formal dan bukan dengan organisasi informal.
Hambatan sentralisasi :
— Hanya memperhatikan
struktur formal.
— Memperhatikan kebebasan dalam pengambilan keputusan.
— Konsentrasi pada seseorang, unit atau tingkat.
— Kontrol dari top manajemen, tetapi keputusan tetap
terletak pada anggota tingkat rendah.
Keuntungan
desentralisasi :
— setiap
manajer mempunyai keterbatasan terhadap jumlah informasi
— Dapat
menanggapi perubahan dengan cepat.
— Memberi masukan lebih rinci bagi pengambil keputusan.
— Memotivasi pegawai untuk memberi kesempatan dlm
pengambilan keputusan.
— Memberi peluang pelatihan bagi manajer tingkat rendah.
Keuntungan
sentralisasi :
— Keputusan komprehensif yang akan diambil.
— Penghematan dan lebih efektif
2.3 Dimensi Struktur
Tinjauan mengenai struktur organisasi
biasanya cukup memadai dengan menggunakan tiga parameter yang telah di jelaskan
di atas. Sebagian besar telah di bahas pada bagian dua yaitu kompleksitas,
formalitas, dan sentralitas.
-
Berbagai Fungsi Yang Melekat Pada Struktur Organisasi
Pengembangan struktur organisasi formal bersangkutan juga dengan penyusunan
hubungan-hubungan yang terjadi dalam struktur. Hubungan-hubungan sebagai
fungsi-fungsi struktural yang terjadi secara garis besar dapat diperinci
sebagai berikut :
1.
Wewenang. Arti wewenang
(Authority) adalah hak melakukan sesuatu atau memerintah
orang lain untuk melakukan sesuatu.
2. Kekuasaan.
Kekuasaan (Power) sering dicampur adukan dengan wewenang. Walaupun kekuasaan
dan wewenang sering ditemui bersama, tetapi keduanya berbeda. Bila wewenang
adalah hak untuk melakukan sesuatu, kekuasaan adalah untuk melakukan hal
tersebut.
3. Tanggung jawab.
Tanggung jawab (Responsibility) adalah kewajiban untuk melakukan sesuatu. Dalam
organisasi, tanggung jawab adalah kewajiban seseorang untuk melaksanakan tugas
untuk fungsi organisasi.
4. Akuntabilitas. Tidak seperti
tanggung jawab, Akuntabilitas (Account-Ability) adalah faktor diluar individu
dan perasaan pribadinya. Bila seseorang manajer menghendaki pertanggungjawaban
untuk suatu kegiatan yang dilakukan bawahan dapat dinyatakan akuntabilitas
terjadi.
5. Komunikasi dalam
Organisasi. Dalam organisasi formal, arus informasi mengalir secara
khusus. Struktur organisasi diharapkan dapat menjadi alat utama bagi komunikasi
formal ini. Komunikasi seperti pemberian perintah, permintaan akan suatu
informasi, dan penerangan tentang keputusan manajemen sering mengalir dari atas
ke bawah melalui tingkatan Organisasi.
6. Hubungan Lini dan Staff. Masih
berhubungan dengan konsep wewenang dikenal apa yang disebut Hubungan Lini Dan
Staff. Keduanya ini merupakan pendekatan yang berbeda untuk menentukan
Deskripsi wewenang dalam Organisasi.
7. Rentang Kendali. Yang dimaksud rentang kendali atau pengawasan (Span Of
Control) adalah beberapa orang jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara
efektif oleh seorang manajer atau atasan. Rentang
Kendali sering disebut dengan istilah-istilah span of supervision, span
of authority, span of management dan span of attention.
8. Sentrailisasi
dan desentralisasi. Bila wewenang didelegasikan atau dilimpahkan meluas dalam
suatu organisasi, desentralisasi wewenang terjadi.
9. Rantai
wewenang scalar. Karena keseluruhan kegiatan organisasi dibagi-bagi dan
dikelompokan atas dasar fungsi, produk, wilayah dan sebagainya, dan karena
adanya saling ketergantungan diantaranya, maka kegiatan-kegiatan tersebut harus
diintegrasikan.
10. Kesatuan perintah. Satu aspek dasar struktur
organisasi lainya (implicit dalam rantai scalar) adalah “satu orang, satu
atasan”. Ini berarti bahwa seseorang bawahan hendaknya hanya menerima instruksi
dari sumber tunggal. Kesatuan perintah terutama dimaksudkan untuk memudahkan
koordinasi.
11. Ukuran,
yaitu jumlah anggota dalam organisasi
12. Komponen administratif, yaitu presentase total
jumlah anggota yang menjalankan tanggung jawab administratif.
13.
Spesialisasi, yaitu jumlah kekhususan yang dilakukan dalam anggota.
14. Standarisasi,
yaitu adanya prosedur prosedur untuk mengatur peristiwa atau aktivitas yang bersifat
berulang atau regular.
15.
Formalisasi, yaitu sejauh mana aturan, prosedur, aturan dilakukan secara
tertulis.
16.
Sentralisasi, Konsentrasi wewenang pengambilan keputusan.
17.
kompleksitas, jumlah diferensiasi vertikal, jumlah unit atau departeman.
18. Integrasi, kualitas kerja sama antara unit unit
yang dibutuhkan untuk menyatukan tujuan, atau rencana rencana dan
umpan balik yang digunakan untuk mengkoordinasi unit unit.
19. diferensiasi, jumlah fungsi fungsi khusus yang di
jalankan dalam organisasi, atau perbedaan dalam orientasi kognitif dan
emosional antara pada manager dari departeman yang berbeda.
2.4 Model Desain Organisasi
Model desain
organisasi adalah mekanisme-mekanisme formal pengelolaan suatu organisasi yang
menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan di
antara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi maupun orang-orang yang
menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda
dalam suatu organisasi. Desain mengandung unsur-unsur spesialisasi kerja,
standardisasi, koordinasi, sentralisasi, desentralisasi dalam pembuatan keputusan
dan besaran satuan kerja.
1. Desain Organisasi
Mekanistik.
- Proses kepemimpinan tidak mencakup persepsi
tentang keyakinan dan kepercayaan.
- Proses motivasi hanya menyadap motif fisik, rasa
aman dan ekonomi melalui perasaan takut dan sanksi.
- Proses komunikasi berlangsung sedemikian rupa
sehingga informasi mengalir ke bawah dan cenderung terganggu tidak akurat.
- Proses interaksi bersifat tertutup dan terbatas,
hanya sedikit pengaruh bawahan atas tujuan dan metode departemental.
- Proses pengambilan keputusan hanya di tingkat
atas, keputusan Relatif.
- Proses penyusun tujuan dilakukan di tingkat
puncak original, tanpa mendorong adanya partisipasi kelompok.
- Proses kendali dipusatkan dan menekankan upaya
memperhalus kesalahan.
2. Desain Organisasi Orgranik.
- Proses kepemimpinan mencakup persepsi tentang
keyakinan dan kepercayaan antara atasan dan bawahan dalam segala
persoalan.
- Proses motivasi berusaha menimbulkan motivasi
melalui metode Partisipasi.
- Proses komunikasi berlangsung sedemikian rupa
sehingga informasi mengalir secara bebas keseluruh orgranisasi yaitu ke
atas ke bawah dan kesamping.
- Proses interaksi bersifat terbuka dan ekstensif,
bai atasan ataupun bawahan dapat mempengaruhi tujuan dan metode
partemental.
- Proses pengambilan keputusan dilaksanakan di
semua tingkatan melalui proses kelompok.
- Proses penyusunan tujuan mendorong timbulnya
partisipasi kelompok untuk menetapkan sasaran yang tinggi dan realistis.
- Proses kendali menyeber ke seluruh orgranisasi
dan menekan pemecahan masalah dan pengendalian diri.
BAB
III
PENUTUP
3.1
Kesimpulan
Struktur
Organisasi adalah Suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian secara posisi
yang ada pada perusahaaan dalam menjalin kegiatan operasional untuk mencapai
tujuan. Desain organisasi, Ivancevich (2008)
mendefinisikannya sebagai proses penentuan keputusan untuk memilih alternatif
kerangka kerja jabatan, proyek pekerjaan, dan departemen. Dengan demikian,
keputusan atau tindakan-tindakan yang dipilih ini akan menghasilkan sebuah
struktur organisasi.
4 keputusan manajerial sebagai pembentuk struktur organisasi
meliputi : Pembagian kerja, Pendelegasian kewenangan (delegation
of authority), Pembagian Departemen, Rentang Kendali. Tiga Dimensi Struktur
Organisasi: kompleksitas, formalisasi, sentralisasi vs desentralisasi. Hambatan sentralisasi : Hanya memperhatikan struktur formal,
memperhatikan kebebasan dalam pengambilan keputusan,
konsentrasi pada seseorang, unit atau tingkat,
kontrol dari top manajemen, tetapi keputusan tetap
terletak pada anggota tingkat rendah.
Keuntungan desentralisasi :setiap manajer mempunyai keterbatasan terhadap
jumlah informasi , dapat
menanggapi perubahan dengan cepat, memberi masukan lebih rinci bagi pengambil keputusan,
memotivasi pegawai untuk memberi
kesempatan dlm pengambilan keputusan, memberi peluang pelatihan bagi manajer tingkat rendah.
Keuntungan sentralisasi : Keputusan komprehensif yang akan diambil,
penghematan dan lebih efektif .
DAFTAR PUSTAKA
Komentar
Posting Komentar